KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ AYDINLATMA FORMU

Özel İtalyan Lisesi (bundan böyle “Kurum” olarak anılacaktır) olarak kişisel verilerinizin güvenliği hususuna azami hassasiyet göstermekteyiz. Bu bilinçle siz değerli öğrencilerimize ve velilerimize ait kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na (bundan böyle “KVKK” olarak anılacaktır) uygun olarak işlenmesine ve muhafaza edilmesine yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri almaktayız. Taşıdığımız sorumluluğun bilinci ve Veri Sorumlusu sıfatıyla kişisel verilerinizi aşağıda izah edildiği surette ve Kanun’un 4. maddesinde emredilen sınırlar çerçevesinde:

• Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun,
• Doğru ve gerektiğinde güncel,
• Belirli, açık ve meşru amaçlar için,
• İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü,
• İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan sürelerde muhafaza ederek işlemekteyiz.

1. Kişisel Verilerin Toplanması ve İşlenmesi

Kurum olarak bizler siz değerli velilerimize ve öğrencilerimize karşı olan yükümlülüklerimizi yerine getirmek ve daha iyi hizmet verebilmek amacıyla ve başta 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu olmak üzere, 5580 Sayılı Özel Eğitim Kurumları Kanunu ve ilgili diğer mevzuatlardan kaynaklanan yasal yükümlülüklerimiz çerçevesinde; söz konusu amaç ve yasal yükümlülüklerimizi yerine getirebilmeyi sağlayacak kişisel verilerinizi yine anılan yasalara uygun surette toplamakta ve işlemekteyiz.

Bu kapsamda, Kurum nezdinde yürütülen öğrenci kayıt ve eğitim-öğretim sürecine ilişkin olarak değerli öğrencilerimize ait (i) kimlik ve iletişim verileri: ad-soyad, T.C. kimlik numarası (T.C. vatandaşı olmayanlar için yabancı kimlik numarası veya pasaport numarası), aile durumuna ilişkin bilgiler, doğum tarihi ve yeri, cinsiyet, uyruk, nüfusa kayıtlı olduğu il/ilçe bilgisi, anne/baba adı, velayete ilişkin bilgiler, ev adresi, telefon numarası, okul numarası, e-posta adresi, fotoğraf (ii) eğitim sürecine ilişkin veriler: ortaokul diploma bilgisi, LGS sonuç belgesi, öğrenim ve mezuniyet durum bilgileri, devamsızlık ve ders notları dahil eğitim-öğretim bilgileri, yabancı dil bilgileri, disiplin sürecine ilişkin bilgiler, verilen burs ve rehberlik süreçlerine ilişkin veriler (öğrencinin ruhsal durumuna ilişkin bilgiler gibi özel nitelikli kişisel veri içermeyenler) (iii) finansal veriler: ödeme bilgileri, banka IBAN numarası, şube bilgisi, banka hesap kodu, banka hesap cüzdanı fotokopisi (iv) bilgi sistem verileri: kullanıcı adı, şifre, IP, log kayıtları (v) görsel ve işitsel veriler: okul içerisinde ve dışında kamera kayıt sistemi ile işlenen görüntü ve ses verileri, İtalyan Lisesi tarafından düzenlenen tören, kutlama, gezi, yarışma, seminer ve benzeri etkinlikler kapsamında fotoğraf ve video çekimleri yoluyla elde edilen görsel ve ses verileri; değerli velilerimize/vasilerimize ait, ad-soyad, T.C. kimlik numarası (T.C. vatandaşı olmayanlar için yabancı kimlik numarası veya pasaport numarası), doğum tarihi ve yeri, medeni durum, cinsiyet, meslek ve unvan bilgileri, ev adresi, telefon numarası, e-posta adresi ve ödeme bilgileri, banka IBAN numarası, şube bilgisi, banka hesap kodu, banka hesap cüzdanı fotokopisi öğrencilerimize sunulacak eğitim öğretim hizmetinin en iyi şekilde verilebilmesi amacıyla işlenecektir. Bunun yanında okulumuza burs başvurusunda bulunmanız halinde yukarıda sayılan kişisel verilere ek olarak maddi durumunuzu gösteren finansal bilgilerinize ilişkin veriler de okulumuz tarafından talep edilebilmektedir.

Bunun yanında öğrencilerimize ilişkin olarak siz değerli velilerimiz tarafından paylaşılacak olan sağlık verileri (kan grubu, aşı bilgileri, sağlık raporları, kronik hastalıklar, ilaç kullanımı vb.) ise KVKK’nın 6. maddesinin 3-b, 3-d ve 3-f bentlerine dayalı olarak acil durumlarda okulumuz doktorunun gerekli müdahaleyi yapabilmesi ve okulumuz öğrenci, öğretmen ve velilerinin sağlıklarının korunmasını sağlamak maksadıyla toplanmakta ve yalnızca bu kapsamda Kanun’da öngörülmüş yetkililer tarafından işlenmektedir.

2. Kişisel Verilerin İşlenme Nedenleri ve Hukuki Sebepleri

Kurumumuz nezdinde bulunan kişisel veriler, Kişisel Veri İşleme Envanteri ile Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası ile belirlenen amaçlar ve kapsam dışında kullanılmamak kaydıyla mevzuat uyarınca öğrencilik statüsünün oluşturulması ve sürdürülmesi, kayıt ve kesin kayıt işlemlerinin yürütülmesi, kayıt yenileme süreçlerinin planlanması ve duyurulması, öğrencilerin okul bilgi yönetim/otomasyon sistemine kaydedilmesi ve hesap bilgilerinin oluşturulması, öğrenci kimlik kartının hazırlanması, basılması ve teslim edilmesi, eğitim-öğretim faaliyetlerinin yürütülmesi, öğrenci belgesi, geçici mezuniyet belgesi, diploma ve ilişik kesme belgelerinin düzenlenmesi ve teslim edilmesi, sınav ve başarı değerlendirme süreçlerinin yürütülmesi, öğrencilerin devam durumunun takip edilmesi, öğrenci ve veliler ile iletişim kurulması, bilgilendirme ve duyuruların yapılması, rehberlik hizmetlerinin gerçekleştirilmesi, talep ve şikâyetlerin alınması ve değerlendirilmesi, disiplin süreçlerinin yürütülmesi, mezuniyet ve ilişik kesme işlemlerinin tamamlanması, sosyal, kültürel, bilimsel ve sportif faaliyetler ile gezi, seminer, konferans ve benzeri organizasyonlara katılım süreçlerinin planlanması ve yürütülmesi, uzaktan veya çevrimiçi eğitim süreçlerinin yürütülmesi, ödeme, muhasebe ve finans süreçlerinin yürütülmesi, fiziki mekân güvenliğinin sağlanması ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile yargı mercilerinin taleplerinin karşılanması amaçlarıyla aşağıda belirtilen hukuki sebeplere dayanarak işlenmektedir.

İşbu Aydınlatma Metni’nde belirtilen kişisel verileriniz; KVKK m.5/2-(a) kapsamında kanunlarda açıkça öngörülmesi, KVKK m.5/2-(c) kapsamında sözleşmenin kurulması ve ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması, KVKK m.5/2-(ç) kapsamında hukuki yükümlülüklerimizin yerine getirmesi, okul içerisinde kamera kaydı ile işlenen görsel ve işitsel verilerinizin işlenmesi KVKK m.5/2-(f) kapsamında temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla meşru menfaatlerimizin korunması, yukarıda belirtilen sağlık verileriniz ve rehberlik hizmeti neticesinde ortaya çıkan değerlendirmelerinize ilişkin özel nitelikli kişisel verileriniz ise KVKK m. 6/3-(a) kapsamında açık rızanıza istinaden veya KVKK m.6/3-(b) kapsamında kanunlarda açıkça öngörülmesi hukuki sebeplerine dayanarak işlenmektedir.

Kişisel verileriniz Kurum nezdinde mevzuat ile ticari teamüllerin gerektirdiği şekilde ve hukuki zamanaşımı süreleri dikkate alınarak işlenmekte ve muhafaza edilmektedir. İlgili kişisel verileriniz Kurum’dan aldığınız hizmet süresince ve sonrasında ticari yaşamın teamüllerinin gerektirdiği dönem ve hukuki zamanaşımı süreleri boyunca işlenecek olup sonrasında Kurum imha politikası kapsamında silinecek veya anonim hale getirilecektir.

Kişisel Verilerinizin Korunması kapsamında Kurumumuz Veri Sorumlusu sıfatı ile gerekli teknik ve idari tedbirleri almaktadır. Bu kapsamda alınan detaylı tedbirleri incelemek ve veri imha süreçleri hakkında bilgi sahibi olmak için lütfen Kurumumuzun Kişisel Veri Politikası Metnini inceleyiniz.

Belirtmek isteriz ki, sağlık verileriniz ve rehberlik hizmeti neticesinde ortaya çıkan değerlendirmelerinize ilişkin özel nitelikli kişisel verileriniz "Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesinde Veri Sorumlularınca Alınması Gereken Yeterli Önlemler" ile ilgili Kişisel Verileri Koruma Kurulunun 31/01/2018 Tarihli ve 2018/10 Sayılı Kararına istinaden belirlenmiş önlemlere uygun bir şekilde işlenecek ve muhafaza edilecektir.

3. Toplanma Yöntemleri

Kişisel verileriniz; öğrenci kayıt ve eğitim-öğretim sürecine ilişkin olarak Öğrenci Kayıt Formu ile diğer sözleşme, taahhütname ve kayıt formları ile üzerinden fiziki veya elektronik ortamda, web sitesi, internet, e-posta ve cep telefonu üzerinden veya fiziksel olarak iletilen belge ve bilgiler vasıtasıyla, okul içerisinde ve dışında bulunan kamera sistemleri yoluyla veya Kurum ile kuracağınız diğer temas kanallarına bağlı olarak tamamen veya kısmen otomatik yöntemlerle veya bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan, fiziksel yöntemlerle toplanacak ve işlenecektir.

4. Kişisel Verilerin Aktarılması

İşbu Aydınlatma Metni kapsamında Şirket tarafından işleneceği belirtilen tüm kişisel verileriniz KVKK’nın 8. maddesine uygun olarak, Kişisel Veri İşleme Envanteri ile Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası ile belirlenen amaçlar ve kapsam mukabilinde Milli Eğitim Bakanlığı, SGK başta olmak üzere ilgili bakanlıklar ve Türk ve İtalyan devlet kurumları ile eğitim-öğretim hizmetinin kesintisiz ve tam olarak verilmesi gereğince Kurum’un iş ortakları ile paylaşılabilecektir. Bu kapsamda önemle belirtmek isteriz ki kişisel verilerinizin yukarıda belirtilen kişi ve kurumlar ile paylaşılmasındaki temel amaç sizlere Sözleşmesel yükümlülüklerimiz çerçevesinde eğitim öğretim hizmetinin en iyi şekilde sunulmasından ibarettir. İlgili verileriniz açık rızanız olmaması halinde belirlenmiş olan şartlar haricinde işlenmeyecek ve 3. Kişilere aktarılmayacaktır.

İşbu Aydınlatma Metni’nin 1. maddesi kapsamında açıklanan öğrencilerimize ait görsel ve işitsel veriler İtalyan Lisesi tarafından düzenlenen tören, etkinlik ve organizasyonlar kapsamında elde edilen görsel ve işitsel veriler, velilerimizin/vasilerimizin açık rızası doğrultusunda, okul içi iletişim faaliyetleri kapsamında okul içerisindeki panolar, dijital ekranlar ve benzeri mecralarda ve İtalyan Lisesi’ne ait sosyal medya hesapları üzerinden tanıtım ve bilgilendirme amaçlı olarak yayımlanabilecektir.

Bununla birlikte, görsel ve işitsel veriler dahil olmak üzere işbu Aydınlatma Metni’nde belirtilen öğrencilerimize/velilerimize ait kişisel veriler, veri saklama ve bilişim altyapısının temini amacıyla yurt içinde ve/veya yurt dışında bulunan hizmet sağlayıcılardan destek alınması kapsamında, sınırlı ve ölçülü olmak kaydıyla Kurum’un altyapı hizmeti aldığı tedarikçiler (Google vb.) ile paylaşılabilecektir. Bu kapsamda, verileriniz bulut bilişim hizmetleri çerçevesinde yurt dışında bulunan sunucularda depolanabilecektir. Söz konusu yurt dışı veri aktarımı faaliyetleri, KVKK’nın 9. maddesine uygun olarak, gerekli teknik ve idari tedbirler alınmak suretiyle gerçekleştirilmektedir.

5. Kişisel Veri Sahibinin Kanun’a Dayalı Hakları

Bu kapsamda Veli ve Öğrencilerimiz uygun gördükleri zaman KVKK m.11 haklarınız kapsamında veri sorumlusu sıfatına haiz olan Kurum’e başvurarak ilgili madde hükmünde belirtilen haklarını kullanabilirler.

6. Başvuru Usulü Ve İçeriği

Yukarıda belirtilen taleplere ilişkin başvurular;

• “Tomtom Mah. Tomtom Kaptan Sok. No:3 Beyoğlu/İstanbul ” adresine yazılı olarak

veya;

• Kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi imi@liceoitaliano.net, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da ilgili kişi tarafından Kurum’in bilgi sistemlerinde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle ozelitalyanlisesi@hs09.kep.tr adresine elektronik posta yolu ile yapabilecektir.

Bu yollar haricinde siz değerli Veli ve Öğrencilerimiz tarafından yapılan başvurular, hukuka uygunluk ve veri güvenliği ilkeleri çerçevesinde dikkate alınmayacaktır.

Başvurularda talebe ilişkin bilgi ve belgelerle birlikte;

• Ad, soyad ve başvuru yazılı olarak yapılmakta ise imzanız,
• Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancı ülke vatandaşları için uyruğu, pasaport numarası veya varsa yabancı kimlik numarası,
• Tebligata esas yerleşim yeri veya iş adresi,
• Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefona veya faks numarası ve
• Talep konusunun açıkça belirtilmesi gereklidir.

Başvuruların içeriğinde yukarıda sayılan bilgilerin bulunması mevzuat gereği zorunlu olup herhangi bir eksiklik halinde başvuru işleme alınmayacaktır.

7. Başvuruların Cevaplandırılması

Kurum’e gelecek ve ilgili kişinin taleplerini içeren Türkçe dilinde yazılmış başvurulara en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içerisinde elektronik posta veya fiziki mektup yolu ile cevap verilerek talep edilen gerekli işlemlerin yapılması ilgili birimlerimizce sağlanacaktır.

Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ kapsamında, cevaplama işleminin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi halinde bu işlem, Tebliğ’de düzenlenen ücretlendirme esas alınarak ücretli olarak yerine getirilecektir.

Aydınlatma Metnini Okudum ve anladım.

KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE VE AKTARIMINA İLİŞKİN AÇIK RIZA BEYANI

Kişisel verilerimin korunmasına, işlenmesine ve depolanmasına yönelik olarak tarafıma iletilen Aydınlatma Metni’ni okuduğumu, Özel İtalyan Lisesi (bundan böyle “İtalyan Lisesi” olarak anılacaktır) tarafından gerçekleştirilecek olan kendime ve velisi olduğum öğrenciye ait veri işleme sürecine ilişkin olarak bilgilendiğimi beyan ederim. Bu çerçevede, aşağıda belirtilen kendime ve velisi olduğum öğrenciye ait kişisel verilerimin aşağıda belirtilen amaçlar çerçevesinde KVKK m.6/3-a hükmü çerçevesinde açık rızama istinaden İtalyan Lisesi tarafından işlenmesine ve;

1. Velisi olduğum öğrenciye ait görsel ve işitsel ses kayıtlarının İtalyan Lisesi tarafından işlenmesine, bu verilerin okul içerisinde yer alan pano, dijital ekranlar veya diğer mecralarda paylaşılmasına, İtalyan Lisesi’ne ait sosyal medya hesapları üzerinden tanıtım ve bilgilendirme amaçlı paylaşımların yapılmasına,
2. İşbu Açık Rıza Beyanı kapsamında işlenecek kendime ve velisi olduğum öğrenciye ait kişisel verilerimin; İtalyan devlet kurumları ile paylaşılmasına ve Amerika Birleşik Devletlerinde Kurulu Google LLC Şirketi tarafından yönetilen bulut tabanlı uygulamalar içeriğinde ve İtalyan Lisesi’nin diğer sunucu ve altyapı hizmet sağlayıcıları, hizmet alınan iş ortakları ile, belirtilen amaçlarla sınırlı olmak kaydıyla KVKK m.9 kapsamında paylaşılmasına, ve kanunda yer alan zamanaşımı sürelerinin sonuna kadar saklanmasına hiçbir baskı altında kalmadan, koşulsuz olarak açık bir şekilde rıza gösterdiğimi kabul, beyan ve taahhüt ederim.